山のような仕事を上手に管理する方法

山のような仕事を上手に管理する方法

あなたは仕事が多すぎて
パツパツになることは
ありませんか？
 

前職時代は、２０社以上の
クライアントの採用を担当
していました。
 

それぞれのクライアントから
毎日、仕事依頼がきます。
 

もう、秒単位で仕事が
増えていく状態でしたね（笑）
 

そんな状態ですので、

「お客さんから依頼されて
いたことをうっかり忘れて
いた！」

「しまった！今日までにこれを
やらないといけなかったんだ！」

ということが多々ありました。
 

これはなんとかしないと
いけないと思っていたので
タスク管理は結構勉強しました。
 

私が実践しているタスク管理法
は大きく分けて３つあります。
 

１つは、todoリストです。
 

これはやっている人が
多いと思います。
 

お客さんから依頼が
あった際にはすぐに
todoリストに仕事を
記載しています。
 

そうしないと忘れて
しまいますから（笑）
 

そして、終われば、
赤のペンで消します。
 

これをするだけでも
仕事が可視化されるので
スッキリしますし、赤ペンで
消すと気持ちがいいです。
 

２つ目は、独自の
スケジュール帳を
作ってます。
 

どんなものかというと、
todoリストの横に
１週間のスケジュール帳
を載せた簡単なものです。
 

これをエクセルで
作っていました。
 

そして印刷をして
書き込んでいました。
 

これのいいところは、
todoリストと１週間の
予定が一目で分かるので、

どの時間にどのtodoを
やろうか？

と考えることが
できるところです。
 

そして、最後３つ目です。
 

これが最大のキモかな
と思います。
 

それは、

今後発生しそうなこと
リストを作ること

です。
 

これはtodoのように
依頼された訳ではないけど、
経験上、こういうことが発生
しそうだなという仕事を
書い出すことです。
 

例えば、前職では
お客さんから全国の
大学に求人票を発送してくれ
という依頼が毎年夏ぐらいに
依頼されていました。
 

これがまた大変な仕事です。
 

発送も大変ですが、
今年はどこに送って
どこに送らないのか
お客さんとのすり合わせに
時間がかかります。
 

依頼されてから取り掛かって
いてはパツパツになります。
 

ですので、少し前の
時期に、この仕事を
今後発生しそうなこと
リストに加えておきます。
 

そうすると、
依頼される前に、

「そろそろ求人票の
打ち合わせしましょうか」

と逆に提案ができます。
 

すると、スケジュール的にも
余裕を持って進めることが
できます。
 

他にも、この仕事を完了
するためにはこんなことも
やらないといけない。
 

という、付随した仕事も
ここに書き込んでいました。
 

そうすると、前倒しで
仕事をすることができます。
 

私が実践しいる
タスク管理を３つ
ご紹介しました。
 

全てに言える
ポイントは

可視化

かな。と思います。
 

今やらないといけないことも、
今後発生しそうなことも全て
可視化すると、気持ちもスッキリ
できて、心に余裕を持って取り組めます。
 

もし、タスク管理で
悩まれているのであれば、
ご参考にしてみては
いかがでしょうか？
 

ご参考になれば幸いです。