作業マニュアルの作り方～その１

作業マニュアルの作り方～その１

さて、本日は
「作業マニュアルの作り方」
についてお話をしたいと思います。
 

動画撮影しましたので、
下記よりご覧ください。
※見本など見せてますので、
　動画の方が分かりやすいです。

動画が見れない方は、下記をご覧
ください。

――

先日、ある社労士とお話の
続きです。
 

前回は、価格を上げるのが怖い。
というお話でした。
 

それ以外にも
「新しいパート職員を雇った。
　作業を教えるのが難しい。」
というお話もしていました。
 

そこで、今回は
「作業マニュアルの作り方」
について、お話をします。
 

「作業内容を教える」上で、
「マニュアル作成」は必須です。
 

よく、時間がないから。と言って
口頭で随時教えるというやり方も
ありますが、いずれミスが発生する
可能性は大です。
 

なぜなら、人は忘れるからです・・
 

メモを取らせるから大丈夫！
という方もいますが・・・
 

メモに夢中でこちらの説明ほとんど
入っていない！ってことありません？
 

また、「言った言わない」の問題
になることもありますよね・・
 

なので、初めは手間がかかりますが、
作業マニュアルは必ず作るべきです。
 

私が実施した作り方をご紹介します。
 

全体像を示してから細部を説明
―――――――――――――――

よく、スタッフが実施する所
のみをマニュアル化する方がいます。
 

これでは、スタッフは全体像が
把握できません。
 

結果、
自分が何をしているのかが分からず、
その業務にコミットしづらいです。
 

また、自分の業務以外の
お客様の問い合わせや
トラブルに対応できない。
 

など、色々と不都合があります。
ので、私は必ず

・営業（先生）が実施していること
・お客様が実施していること

も含めたプロジェクトの受注から
作業完了までの流れ（フロー図）
を作成します。
 

お勧めは、文字だけでなく
イラストや画像も付けることです。
 

WordでもExcel、PowerPointでも
いいですが、まずは
 

一番左にから
１．役所（届出等ある場合）
２． 自社
３．お客様
４．お客様の相手（従業員とか）

の枠を設けます。

そして、受注から作業完了
までをフロー図で書いていきます。
 

例えば、給与計算の場合
１．営業（先生）の枠に
　　各種書類の催促（書類提出何日前）
　　自社⇒お客様と矢印を書く
２．お客様の枠に
　　タイムカード等を回収する
３．お客様から各種書類が送られる
　　お客様⇒自社と矢印を書く
４．書類チェック
　　自社枠にチェック項目などを記載
５．不備があった場合のフロー
　　となかった場合のフローの枝分かれ
　　を書く
６．計算ソフトに入力する
７．計算結果を出力する
８．社内でチェックする
９．結果のデータを送る
 

と言った感じです・・・・。
文字では伝わりにくいですね・・・
 

やはり、動画を見てください。
前職の採用アウトソーシングの業務
マニュアルですが、イメージしやすい
と思います。
 

また、もう一つおススメがあります。
 

・・が、今回も話が長くなりました
ので、続きは次回お話を致します。
 

ご参考になれば、幸いです。