業務のピークを分散するには？

業務のピークを分散するには？

本日は、業務のピークの分散
ついてお話をしたい
と思います。

また、動画を撮影しましたので、
こちらをご覧ください。

動画が見られない方は下記を
ご覧ください。

――

最近、政府の方では、
西村大臣が、企業に対して

年末年始の休暇を
伸ばしてくれませんか？

という要請をしていますね。

カレンダーでは来年1月の
休みは、3日までです。

4日から仕事始めになるため、
参拝客とかが集中し、密に
なりやすいという理由だから
だそうですね。

このような
分散化しようという
動きは、

コロナになる前から
色々な分野であります。

例えば、
通勤ラッシュをずらす
なんかは、昔からありますね。

それ以外だと、Webサイト。
アクセスが集中するピークに
対応したサーバーや人員を
用意しないとダウンしてしまいます。

そうすると、ピーク以外では、
設備や人員が余ってしまいます。

ですので、無駄がないように
できるだけ分散化させよう
という対応を各社しています。

士業なら、年末調整だったり
3月の決算集中期とか
算定、年度更新なんか

それぞれにピークがある
と思います。

そこで、ピークにあわせた
人員を正社員で揃えると、
人件費が大変ですね。

ここは結構、
頭を悩ませている方も
多いと思います。

通勤ラッシュをズラすように
一年通して満遍なく人員を
散らすことは難しいですね。

ですので、業務の効率化
をする為に、
システムを導入したり、
電子申請にしたりと工夫を
していると思います。

そういう中で
こういう考え方もあります。

それは、相手（顧客）にも協力を
促すということです。

例えば、賃金台帳とか
年末調整の資料など各種資料
を早めに出してもらうように
仕掛けをするということです。

ただ、
催促するだけなら
相手は動きません。

相手が早めに出すための
動機付けが大事です。

分かりやすいのが
インセンティブです。

例えば、早割です。

ホテルや飲食店など
早めに予約すると、
割引していますね。

こうすることで、
業務が分散化しますし
相手にもメリットがあります。

ただただ、早く出してくださいー
とお尻を叩くだけでは
相手は動いてくれません。

インセンティブを与えるのも
相手が早く動いてくれる一つの
方法かな。と思います。

今回は、極端な例で
「そんなことできねーよ！」
という声が聞こえてきそうですが・・

業務ピーク時にバタついて、
職員さんの残業が多くなったり、
モチベーションが下がる
とかで悩んでいるなら、

自分の事務所の
改善大事ですが、

お客さんのマインド・行動も
変えられないか？

という発想を持ってみるのも
アリでは？

と思った次第です。
 

ご参考になれば、幸いです。